Apostille w Warszawie – MSZ i Sąd Okręgowy, cały proces zdalnie

Zwykle 1–3 dni robocze dla dokumentów kierowanych do MSZ. W trybie ekspresowym, za 350 zł, składamy dokument tego samego dnia, jeśli oryginał i potwierdzenie płatności mamy do 11:00, a dokument nie wymaga wcześniejszego tłumaczenia. Dokumenty notarialne i sądowe nie mają ekspresu, bo najpierw muszą przejść przez Sąd Okręgowy, co trwa co najmniej dwa dni robocze. Czasem MSZ musi potwierdzić autentyczność dokumentu w urzędzie, który go wydał – np. zaświadczenia z wydziału komunikacji albo orzeczenia o niepełnosprawności. Wtedy wydanie Apostille trwa dłużej, od tygodnia do nawet miesiąca. Na ten etap nie mamy wpływu: dokument składamy od razu, a o każdym opóźnieniu informujemy Cię tego samego dnia.

W Referacie ds. Legalizacji MSZ przy ul. Kruczej 38/42, wyłącznie po rezerwacji terminu w systemie e-Konsulat. Dokumenty notarialne i sądowe najpierw poświadcza Sąd Okręgowy właściwy dla notariusza albo sądu, który je wydał – w Warszawie to sąd przy al. „Solidarności” 127 albo, dla prawego brzegu Wisły, przy ul. Poligonowej 3. Składamy i odbieramy dokumenty w warszawskich sądach i w MSZ, więc nie musisz rezerwować terminu ani przyjeżdżać – szczegóły na stronie Gdzie w Warszawie załatwia się Apostille.

Na oryginale albo na odpisie wydanym przez urząd – na zwykłej kserokopii Apostille nie zostanie nadana. Jeśli nie chcesz oddawać jedynego oryginału, notariusz może sporządzić poświadczoną kopię i wtedy Apostille trafia na jego podpis, przez Sąd Okręgowy. Za samą kopię płacisz notariuszowi osobno. Do wyceny wystarczy zdjęcie, a oryginał przekazujesz na spotkaniu w centrum Warszawy albo wysyłasz Paczkomatem.

Zwracamy całą wpłatę, razem z opłatą skarbową. Dlatego zanim przyjmiemy zlecenie, oglądamy zdjęcie dokumentu i mówimy wprost, jeśli klauzuli nie da się nadać – na przykład na zwykłej kserokopii, dokumencie zalaminowanym albo z zatartą pieczęcią.

To zależy od instytucji, która przyjmie dokument, i kraju, do którego trafi. Najczęściej najpierw Apostille na oryginał, potem tłumaczenie przysięgłe, a na końcu Apostille na tłumaczenie – tak wymagają np. Włochy i Hiszpania. Bywa też, że wystarczy Apostille na samo tłumaczenie. Wymagania sprawdź tam, gdzie składasz dokument, i wskaż wariant przy wycenie – wykonamy każdy.

W Polsce to zadrukowana naklejka z hologramem i nagłówkiem „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”. Ma dziesięć pól: kraj, kto podpisał dokument, w jakim charakterze, jaką pieczęcią, miejsce i data poświadczenia, organ, numer, pieczęć i podpis urzędnika. MSZ nakleja ją na ostatniej stronie dokumentu albo na doszytej karcie. Publicznego rejestru, w którym można by sprawdzić Apostille online, w Polsce nie ma, dlatego liczy się oryginał z naklejką. Przykład znajdziesz wyżej na tej stronie.

Sama klauzula nie traci ważności. Termin może mieć dokument: urzędy za granicą często wymagają odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia o niekaralności nie starszego niż 3–6 miesięcy. Dlatego Apostille lepiej robić wtedy, gdy dokument jest już potrzebny, a nie „na zapas”.

Gdy kraj, do którego trafi dokument, nie należy do Konwencji haskiej – na przykład Zjednoczone Emiraty Arabskie czy Egipt. MSZ nie nadaje wtedy Apostille, tylko legalizuje dokument, a potem trzeba go jeszcze potwierdzić w konsulacie tego państwa, zwykle za osobną opłatą. Legalizację w MSZ zrobimy za Ciebie w tej samej cenie co Apostille, czyli za 260 zł. Do konsulatu idziesz już sam, bo tego etapu nie prowadzimy.

Zależy, ile wart jest Twój czas: sam zapłacisz tylko 60 zł opłaty skarbowej, ale czekają Cię rezerwacja i wizyta w urzędzie. Najpierw trzeba umówić wizytę w systemie e-Konsulat. MSZ udostępnia nowe terminy rano w dni robocze, na najbliższe dwa tygodnie, więc wolny termin bywa dopiero za kilka dni. Opłatę wnosisz wcześniej – w kasie urzędu miasta, na poczcie albo przelewem, bo w MSZ zapłacić się nie da. Wizyta wypada w dzień roboczy, o godzinie z rezerwacji, więc zwykle trzeba zwolnić się z pracy. Można też wysłać dokument do MSZ pocztą, ale na odpowiedź czeka się wtedy do 30 dni. Jeśli dokument jest od notariusza, najpierw zanosisz go do Sądu Okręgowego i odbierasz najwcześniej po dwóch dniach roboczych. U nas Apostille kosztuje 260 zł razem z opłatą skarbową. Wysyłasz zdjęcie w formularzu, oryginał przekazujesz w centrum Warszawy albo nadajesz w Paczkomacie, a wszystkim innym, od rezerwacji po odbiór z urzędu, zajmujemy się my. Aktualne zasady MSZ znajdziesz na gov.pl, a jeśli mieszkasz poza Warszawą, zobacz, ile kosztuje sam dojazd.

Tak. W praktyce urzędy, sądy, pracodawcy i banki w innych krajach Unii wymagają Apostille tak samo jak poza nią, dlatego zakładaj, że będzie potrzebna. Jeśli odbiorca wprost napisze, że jej nie chce, po prostu jej nie zamawiasz.